有限公司财务管理规定

有限公司财务管理规定

（修订稿）

一、费用报销及付款管理规定

1适用范围

1.1本流程适用于有限公司及下属子公司。

1.2费用报销和付款凭证均需公司财务总监及公司总裁审核和董事长审批后方可生效。

1.3公司费用报销和付款申请都必须填写《费用报销和付款审批单》。

2费用报销及付款审批程序

当事人申请——部门领导核实——财务部复核——总裁审核——董事长审批

3有关费用标准及报销办法

3.1 交际应酬费。

主要指业务招待餐费、接待费、礼品费。所有的交际应酬费报销时应写明宴请对象、人数及事由、礼品名称、数量、金额、接收人或接收单位。交际应酬费报销应事先申请后按实凭票报销。

3.2 差旅费

3.2.1、住宿申报原则

A、同性职员在两人同时出差同一目的地时，应住宿双人房以节省费用，异性出差报销分开。

B、因业务需要，职员和部门经理与子公司总经理同时出差或与股份公司领导同时出差，随同高职人员一起住宿时，住宿费按高职人员标准执行。

3.2.2、交通费用申报原则

A、长途交通费按实报销。

B、自备车因公外地出差的，按汽油费、过路费、过桥费发票实报实销。

C、市内交通费按实报销，若携带公物，不便乘坐公共汽车、紧急出差等特殊情况时，总裁批准后，方可乘坐出租车，车费报销时应写明起始、到达地点及事由。

3.2.3、差旅费应当自归来后7日内报销，出差期间与业务无关的个人消费均不得报销。

3.2.4、差旅费具体标准如下（此标准为上限）：

*备注：该标准适用于上海地区以外出差的报销标准；享受出差补助后即不再报销餐费。

各子公司到上海及由本部到各子公司出差的员工出差补助减半执行。特殊情况报销，必须经董事长批准。

如正常乘车时间超过10小时的一般职员出差路途可乘坐硬卧。

住宿在给付标准内认定，超过标准又无正当理由不报销超额部分，住宿发票需开具公司名称，信息填写齐全、准确；如公司备有住宿场所时不报住宿费；出差期间因私事而缺勤，则不支付住宿费。

出差审批权限规定：

出差由部门经理、分管领导签批后报总裁或董事长批准。

3.3交通违章罚款：

驾驶员交通违章罚款原则上不予报销。因事情紧急，由随车同行的部门经理（含）以上级别领导签字证明，经董事长审批后方可报销。

4费用报销手续（审批权限执行）

4.1费用报销应填写《公司费用报销和付款单》，注明所属部门、报销人姓名、付款方式、分项填写所要报销的费用项目、大小写金额等，并附有发票等原始票据。

5付款手续

5.1公司合同需要付款时，应填写《公司合同付款单》，后附合同、发票、结算凭证、验收单据等。

第九十五条本制度由公司财务部负责解释和修订。

有限公司

费用报销单

有限公司

差旅费用报销单

二、采购与付款管理规定

1 目的

建立一个采购控制管理规定，对采购过程进行控制，以保证采购的物资符合规定要求。

2 职责岗位分离

2.1 付款审批人员与付款执行人员不能同时办理寻求供应商和索价业务；

2.2 货物的采购人员不能同时担任货物的验收工作；

2.3 货物的采购、储存和使用人员不能担任财务的记录工作；

2.4 记录应付帐款的人员应同付款人员职务分离；

3 采购价格

3.1业务部根据市场情况分析填写《采购价格预测表》，提出最高采购价格建议交财务部，财务部根据业务部的建议及成本等综合因素提出意见，报总裁批准，业务部在最高价格下按照比价原则执行。

3.2业务部在采购时，实际价若高于批准的计划价,需得到总裁或董事长的批准。

4采购程序

4.1业务部门与客户商谈采购业务，拟定采购合同，经过公司合同审批流程后，签订采购合同；

4.2合同一式两份，供方保存一份，我方保存一份；

4.3已完成的合同由业务部按合同号先后分别归档。

5 材料入库

5.1仓库管理员在收到材料后，经验收合格后入库。

5.2仓库管理员在收到材料后，如有破损、规格不符等情况，应当场通知业务部业务员及时处理。若特殊情况经业务部经理同意留下材料，则收货人员在送货回单上注明情况，以便以后与供应商交涉。

5.3业务部的采购业务员填开入库单(一式三联)，经仓库管理员签字后有效，仓库联留仓库。

5.4 仓库管理员每季度的第一个工作日，将上季度末的存货盘点表交财务部备案。

6 付款管理

6.1 当月业务部业务员收到供应商的发票后，连同入库单的记账联交财务部记账；

6.2 业务员根据合同的付款条件，填开付款审批单，经财务部审核后，报总裁审核后，由董事长审批，最后交财务部付款；

6.3 与供应商对帐。财务部每月初应提供上月末应付帐款余额清单给业务部，业务部负责与主要供应商核对。业务部每半年应根据财务部提供的《对账函》，以挂号邮寄的方式与供应商进行对账，要求客户确认具体数额，签署盖章后返回。业务部应将发出的《对账函》返回后，如数送交财务部，如果《对账函》有差异，应由财务部、业务部共同负责调查差异原因并处理，财务部根据具体情况作出相应会计处理。

有限公司

采购价格预测表

年月日至月日

单位：元/吨

对 账函

致：

因本公司经营管理上的需要，现需对贵公司的应付款项进行询证。下列各项数额出自本公司账簿记录，如与贵公司记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明；如若不符，请在“数据不符需作说明”处签章证明并在“说明事项”处提供相应的说明。回函请传真或邮寄至本司，望及时函复为盼。

传真：

地址：

邮编：

有限公司

（签章）

日期：

1.数据无误

签章：日期：

2.数据不符需作说明

签章：日期：

3.说明事项

制表人：

三、销售与应收账款管理规定

1目的

为了加强销售和应收账款的管理，规范销售和收款业务行为，保护资产的安全和完整，保证会计资料的真实、合法、完整性，制订本规定。

2 职责岗位分离

2.1 接受销售订单、应收款与发货职能应相互分离。

2.2 批准赊销、开出发票和收取货款的职能应相互分离。

2.3 销售和收款应与记帐职能相互分离。

3财务部根据销售发票、合同或协议及购货单位返回的《销售发票确认书》确认销售收入。

4销售单价的确认

由业务部每周对价格进行预测，或提出最低价格建议，填写《产品销售价格预测表》；由财务部根据业务部提出的销售价预测和建议，根据成本因素提出意见，报总裁审批，在2天之内由业务部执行。

若实际销售价低于最低销售价，报总裁特批。

5 销售的原始单据

销售协议、销售发票、开票联系单、发货记录单、销售发票确认书是最终确认销售债权的重要凭证。

6 销售程序

6.1业务部门与客户商谈销售业务，拟定销售合同，经过公司合同审批流程后，签订销售合同，合同一式二份，供方及我方各保存一份；

6.2业务部门根据销售合同约定的发货时间，填开出库单（一式四联）和发货记录单，到仓库提货，仓库管理人在出库单上签字并发货，其中出库单发货联留仓库；发货后业务员收回由客户签字的发货记录单，并将出库单结算联交客户。

6.3 业务部门当月填开开票联系单，附销售合同、出库单记账联、发货记录单，经业务领导、财务总监、分管副总裁、执行总裁、总裁审批后，交财务部门开具销售发票。

7 销售发票的管理

7.1 销售发票的开具应以真实业务为背景，大额销售应以合同或协议为依据；对于已确认收到货款的零星销售，可以不签订销售合同或协议，但销售价格必须经业务部经理或主管销售工作的副总裁在销售发票上签字确认。

7.2 销售发票须经财务部根据合同或协议进行审核，并加盖发票专用章方为有效。

7.3 业务部应根据加盖发票专用章的销售发票，填制《销售发票确认书》，连同销售发票及时传递给购货单位。《销售发票确认书》须由购货单位采购部或财务部确认，并签字盖章后，返回业务部。业务部应在次月10日前将购货单位返回的《销售发票确认书》汇总后送交财务部。

8应收账款的会计核算和监督由财务部负责，分别设置总分类账、按币种设置明细分类账、按购货单位设置明细帐。

9 应收账款的回笼及控制

9.1应收账款的收回，由业务部负责。财务部应配合业务部的工作。

9.2 业务部应根据合同或协议约定的付款方式、付款进度及时回笼货款，防止货款拖欠现象的发生。

9.3 业务部收到货款,应将回笼的货款在二天内送交财务部。

9.4财务部应根据《票据法》，认真审核回笼的票据，发现问题应在一个月内及时退票。设置并及时登记票据备查簿。同时应及时办理回笼货款的收款及账务处理工作。

9.5 对逾期应收账款的管理控制

对逾期6个月之内的应收账款由业务部负责催讨；

对逾期6个月至1年之内的应收账款业务部和财务部共同发函催款；

对逾期1年以上的应收账款通过发律师函、实施法律程序；

10 应收账款的核对

10.1 应收账款的核对是业务部、财务部共同负责实施，必须坚持对应收账款明细帐与销售台帐每月核对，发现问题，及时处理。

10.2每月10日前财务部向业务部提供上月各购货单位销售明细账。

10.3业务部应将销售明细账与销售台账进行核对，发现差错，应及时反馈给财务部。

10.4 业务部至少每半年根据财务部提供的《对账函》，以挂号邮寄的方式与购货单位进行对账，要求客户确认具体数额，签署盖章后返回。

11坏帐的确认及处理

11.1坏帐的确认

11.1.1因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍不能收回的应收账款；

11.1.2债务人逾期未履行偿债义务三年以上，且有明显特征表明无法收回。

11.2 坏帐的处理

由业务部收集有关证据，报财务部核实，共同向审批机构提交书面报告，书面报告至少应包括下列内容：

a. 核销数额和相应的书面证据；

b. 形成的过程及原因；

c. 已采取的催讨措施；

d. 对公司财务状况和经营成果的影响；

e. 涉及的有关责任人员处理意见。

书面报告应按照管理权限，经股东或董事长批准后核销坏帐。

11.3已注销的应收账款应做到帐销案存，落实责任人随时跟踪，一旦发现对方有偿债能力应立即追索。

销售发票确认书

有限公司：

至年 月，我司收到来自贵司的下列销售发票，特此确认。

签 字：

盖 章：

日 期：

刚泰控股（集团）股份有限公司

产品销售价格预测表

年月日至月日

单位：元/吨

对账 函

致：

因本公司经营管理上的需要，现需对贵公司的应收款项进行询证。下列各项数额出自本公司账簿记录，如与贵公司记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明；如若不符，请在“数据不符需作说明”处签章证明并在“说明事项”处提供相应的说明。回函请传真或邮寄至本司，望及时函复为盼。

传真：

地址：

邮编：

有限公司

（签章）

日期：

1.数据无误

签章：日期：

2.数据不符需作说明

签章：日期：

3.说明事项：